چطور فروشگاه اینترنتی خود را به سامانه مودیان وصل کنیم؟

در دنیای تجارت الکترونیک امروز، یکی از مهم‌ترین چالش‌های صاحبان کسب‌وکارهای اینترنتی، مدیریت صحیح امور مالی و مالیاتی است. با معرفی سامانه مودیان توسط سازمان امور مالیاتی، بسیاری از صاحبان فروشگاه‌های اینترنتی سوالات متعددی در ذهن دارند:

• سامانه مودیان چیست و چه کاربردی دارد؟
• آیا این سامانه فقط برای کسب‌وکارهای بزرگ است؟
• آیا اتصال به سامانه مودیان برای فروشگاه های اینترنتی الزامی است؟
• چطور فروشگاه اینترنتی را به سامانه مودیان وصل کنیم؟
• اتصال به سامانه مودیان چه مزایایی برای کسب‌وکارتان خواهد داشت؟

در این مقاله جامع، همه چیز را درباره سامانه مودیان و نحوه اتصال فروشگاه‌های اینترنتی به آن توضیح خواهیم داد.
 

سامانه مودیان چیست؟

سامانه مودیان یک سیستم آنلاین تحت نظارت سازمان امور مالیاتی است که برای مدیریت و نظارت بر فعالیت‌های مالی کسب‌وکارها طراحی شده است. این سامانه به هر کسب‌وکار یک کارپوشه اختصاصی می‌دهد که از طریق آن می‌توانند تمام تعاملات مالیاتی خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند.

مقایسه با سیستم سنتی صدور فاکتور

برای درک بهتر اهمیت سامانه مودیان، بیایید نگاهی به سیستم سنتی صدور فاکتور بیندازیم. در گذشته، هر زمان که یک معامله تجاری انجام می‌شد، فروشنده موظف بود سه نسخه فاکتور صادر کند:

• یک نسخه برای فروشنده: این نسخه در بایگانی فروشنده نگهداری می‌شد و مبنای ثبت در دفاتر مالی و محاسبات مالیاتی قرار می‌گرفت.
• یک نسخه امضا شده برای خریدار: پس از امضا و مهر، این نسخه به خریدار تحویل داده می‌شد تا بتواند از آن برای اعتبار مالیاتی و ثبت در حساب‌های خود استفاده کند.
• یک نسخه برای اداره دارایی: این نسخه باید به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شد تا در پرونده مالیاتی ثبت شود.

این فرآیند با چالش‌های متعددی همراه بود:

• زمان زیادی صرف تهیه، امضا و ارسال فیزیکی اسناد می‌شد
• هزینه‌های بالای چاپ، نگهداری و بایگانی فاکتورها
• احتمال گم شدن یا مخدوش شدن نسخه‌های کاغذی
• دشواری در پیگیری و ردیابی فاکتورها
• امکان جعل یا دستکاری در اسناد
• نیاز به فضای فیزیکی زیاد برای بایگانی
• مشکلات ناشی از اختلاف اطلاعات در نسخه‌های مختلف یک فاکتور

علاوه بر این، در پایان هر دوره مالی، حسابداران باید زمان زیادی را صرف تطبیق اسناد و استخراج گزارش‌های مالیاتی می‌کردند که این فرآیند نیز با ریسک خطای بالایی همراه بود.

وجود این مشکلات و لزوم الکترونیکی کردن فرایندهای مالیاتی سبب شد سامانه مودیان مالیاتی ایجاد شود

مزایای دیجیتالی شدن فرآیند و راه اندازی سامانه مودیان

سامانه مودیان با دیجیتالی کردن فرآیندهای سنتی، تحولی بزرگ در نظام مالیاتی کشور ایجاد کرده است. این سیستم هوشمند با حذف کاغذبازی‌های مرسوم و اتوماتیک کردن فرایندها، مزایای قابل توجهی برای کسب‌وکارها به ارمغان آورده است. در ادامه به مهمترین مزایای این سیستم می‌پردازیم:

• همه اسناد به صورت دیجیتال ذخیره می‌شوند
• امکان پیگیری لحظه‌ای فاکتورها وجود دارد
• از دوباره‌کاری و اتلاف وقت جلوگیری می‌شود

چه کسانی باید در سامانه مودیان ثبت‌نام کنند؟

در حالی که ممکن است تصور کنید فقط شرکت‌های بزرگ ملزم به ثبت‌نام در سامانه مودیان هستند، واقعیت این است که طیف گسترده‌تری از کسب‌وکارها باید در این سامانه ثبت‌نام کنند.

بر اساس قانون جدید سامانه مودیان، گروه‌های زیر مشمول ثبت‌نام هستند:

1. اشخاص حقوقی:

• شرکت‌های سهامی خاص و عام
• شرکت‌های با مسئولیت محدود
• شرکت‌های تعاونی
• سایر شرکت‌های تجاری ثبت شده

2. اشخاص حقیقی صاحب کسب‌وکار:

• صاحبان مشاغل صنفی و غیرصنفی
• واحدهای تولیدی و فروشگاهی
• ارائه‌دهندگان خدمات

این دو گروه، در کنار ثبت اظهارنامه مالیاتی، موظف به ثبت‌نام در سامانه مودیان مالیاتی هم هستند. همچنین، افراد مشمول ماده ۸۱ قانون مالیات‌های مستقیم، افراد مشمول ماده ۱۴۲ و صاحبان مشاغل گروه سوم که کالاها و خدمات معاف از مالیات بر ارزش افزوده را ارائه می‌کنند، از ثبت‌نام در سامانه مودیان مالیاتی معاف هستند.

آیا اتصال به سامانه مودیان برای فروشگاه‌های اینترنتی الزامی است؟

بسیاری از صاحبان فروشگاه‌های اینترنتی فکر می‌کنند صرف داشتن یک کسب‌وکار آنلاین، آنها را ملزم به ثبت‌نام در سامانه مودیان می‌کند. اما واقعیت این است که آنلاین یا آفلاین بودن کسب‌وکار، معیار اصلی برای الزام به استفاده از سامانه مودیان نیست. در عوض، این الزام به نوع شخصیت حقوقی، حجم معاملات و نوع فعالیت شما بستگی دارد.

شما در صورتی باید به سامانه مودیان متصل شوید که:
 

• به عنوان یک شرکت ثبت شده فعالیت می‌کنید
• حجم معاملات شما از سقف تعیین شده بالاتر است
• معاملات B2B (شرکت با شرکت) انجام می‌دهید
• نیاز به صدور فاکتور رسمی دارید

از طرف دیگر، اگر:

• یک کسب‌وکار کوچک هستید
• فقط فروش B2C (مستقیم به مصرف‌کننده) دارید
• حجم معاملات شما پایین است

در این صورت، حتی اگر یک فروشگاه اینترنتی داشته باشید، فعلاً الزامی به اتصال به سامانه مودیان ندارید.
 

چه کسب و کارهایی از ثبت اطلاعات خود در سامانه مودیان معاف هستند؟

برخی کسب‌وکارها از ثبت در سامانه مودیان معاف هستند:

• کسب‌وکارهای کوچک با گردش مالی پایین
• برخی مشاغل خاص طبق قانون
• کسب‌وکارهای نوپا در سال اول فعالیت

اگر در مورد کسب و کار خود و اطلاع از معاف بودن/نبودن ثبت اطلاعات در سامانه مودیان سوالی دارید، بهتر است با یک مشاور مالیاتی صحبت کنید. چرا که در اینترنت اطلاعات بصورت پراکنده وجود دارد و ممکن است شما را سردرگم کند.

 

نحوه اتصال فروشگاه اینترنتی به سامانه مودیان

نحوه ی کار سامانه ی مودیان به این صورت است که شما پس از ثبت نام و دریافت امضای الکترونیکی باید نرم افزار حسابداری خود را به سامانه متصل کنید تا با ثبت هر فاکتور این اطلاعات توسط نرم افزار حسابداری به سامانه ی مودیان ارسال شود. اکثر نرم افزارهای حسابداری از سال گذشته ماژول سامانه مودیان را اضافه کرده اند و شما با اضافه کردن آن به نرم افزار حسابداری خود میتوانید اتصال حسابداری به سامانه مودیان را انجام دهید.
 

اما اغلب مدیران فروشگاه های اینترنتی مجبور هستند به صورت دستی فروش های اینترنتی را در نرم افزار حسابداری وارد کنند تا بتوانند آن را در سامانه ی مودیان ارسال کنند.
 

تازه مشکل وقتی بیشتر می شود که برای ارسال فاکتور در سامانه مودیان شما باید حتما اطلاعات شناسایی خریدار مانند کدملی، کد اقتصادی، نام رسمی شرکت و … را بگیرید و اینکار یعنی به ازای هر سفارش تماس با مشتری برای دریافت اطلاعات.
 

در وهله ی اول، شما میتوانید درج اطلاعات شناسایی را برای خریداران الزامی کنید، اینطوری وقتی کاربر می خواهد سبد خرید را نهایی کند، مجبور است اول این اطلاعات را درج کند.

در وهله ی دوم سپهر امکان اتصال مستقیم به بیشتر نرم افزارهای پر کاربرد حسابداری را دارد و از این طریق شما میتوانید به سادگی فروشگاه اینترنتی خود را به حسابداری هایی نظیر سپیدار، هلو، حسابفا، باران 360 و… متصل کنید. تا با هر سفارش اتوماتیک اطلاعات مشتری، فاکتور و سند حسابداری در نرم افزار حسابداری درج شده و به راحتی آنرا برای سامانه ی مودیان ارسال کنید.
 

نکته مهمی که باید در مورد سامانه مودیان بدانید این است که شما نمی‌توانید به طور مستقیم اطلاعات فروشگاه خود را وارد این سامانه کنید.
 

در واقع، سامانه مودیان برای دریافت مستقیم اطلاعات از فروشگاه‌ها طراحی نشده است. به جای آن، شما نیاز به یک سیستم حسابداری به عنوان واسط دارید که اطلاعات فروشگاه شما را دریافت کرده و پس از پردازش، به شکل استاندارد به سامانه مودیان ارسال می‌کند.
 

اتصال به سامانه مودیان یک فرآیند گام به گام است که با همکاری نرم‌افزارهای حسابداری انجام می‌شود.

آیا می‌توان بصورت مستقیم به سامانه مودیان وصل شد؟ (بدون سیستم حسابداری)

بسیاری می‌پرسند چرا نمی‌توانند فروشگاه خود را مستقیماً به سامانه مودیان متصل کنند. دلیل این موضوع، الزامات قانونی و امنیتی خاص سامانه مودیان است که توسط سازمان امور مالیاتی تعیین شده است.

اتصال مستقیم به دلایل زیر امکان‌پذیر نیست:

• نیاز به امضای الکترونیک: تمام اسناد مالیاتی باید دارای امضای دیجیتال الکترونیک باشد، این امضا فقط در یک نرم افزار قابل بارگذاری است و اگر شما در  فروشگاه آن را بارگذاری کنید دیگر حسابداری امکان اتصال به سامانه مودیان نخواهد داشت.
• صدور فاکتور و سند حسابداری باید توسط نرم افزار حسابداری انجام شود نه فروشگاه اینترنتی

هر فروشگاه اینترنتی بخش های دیگری نظیر خرید، حقوق و دستمزد، تنخواه و … دارد که نیاز به یک نرم افزار حسابداری دارد، بهتر است صدور فاکتور های فروشگاه هم از سمت حسابداری انجام شود تا از خطاهای احتمالی مالی که میتواند برای شما تبعات مالی و مالیاتی زیادی داشته باشد جلوگیری شود.

به همین دلیل، اتصال به سامانه مودیان تنها از طریق نرم‌افزارهای حسابداری مورد تأیید ممکن است.
 

مراحل اتصال فروشگاه اینترنتی به سامانه مودیان چیست؟

اتصال فروشگاه اینترنتی به سامانه مودیان طی چند مرحله مشخص انجام می‌شود. با انجام درست این مراحل، اطلاعات فروشگاه شما به صورت خودکار در سامانه مودیان ثبت خواهد شد.
 

مراحل اتصال به ترتیب:

1. یک فروشگاه اینترنتی در سپهر ایجاد کنید.
2. فروشگاه اینترنتی را به یکی از  نرم‌افزار حسابداری مثل:

• حسابفا
• سپیدار
• هلو
• دشت
• باران ۳۶۰
• و…

متصل کنید. برای اینکار میتوانید از پشتیبانی بخواهید تا به شما برای تنظیم api کمک کنند.

3. الزام ورود اطلاعات مالی توسط خریداران را در بخش تنظیمات فعال کنید.
4. بارکد کالاها را با بارکد کالاهای داخل حسابداری یکسان کنید.
5. تبریک! فروشگاه اینترنتی شما به حسابداری و سامانه ی مودیان متصل شد.

سوالات متداول درباره سامانه مودیان

آیا همه فروشگاه‌های اینترنتی باید به سامانه مودیان متصل شوند؟

خیر، الزام اتصال به سامانه مودیان مربوط به شخصیت حقوقی و حجم معاملات است، نه نوع فروشگاه. اگر شما یک شرکت ثبت شده هستید یا معاملات B2B (شرکت به شرکت)  انجام می‌دهید، باید به این سامانه متصل شوید.

آیا می‌توان مستقیماً به سامانه مودیان متصل شد؟

خیر، اتصال مستقیم امکان‌پذیر نیست. شما باید از طریق یک نرم‌افزار حسابداری که ماژول اتصال  به سامانه مودیان را دارد، این کار را انجام دهید. در ادامه فروشگاه اینترنتی خود را به حسابداری متصل کنید.

هزینه اتصال به سامانه مودیان چقدر است؟ 

هزینه اتصال بستگی به نرم‌افزار حسابداری انتخابی شما دارد. این هزینه شامل خرید نرم‌افزار حسابداری و خدمات پشتیبانی آن است.

چه مدت طول می‌کشد تا به سامانه مودیان متصل شویم؟

با داشتن تمام پیش‌نیازها، معمولاً فرآیند اتصال کمتر از یک هفته طول می‌کشد.

آیا نیاز به آموزش خاصی برای کار با سامانه مودیان داریم؟

بله، اما نگران نباشید. معمولاً شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار حسابداری، آموزش‌های لازم را در اختیار شما قرار می‌دهند.

در صورت قطعی اینترنت چه باید کرد؟

سامانه مودیان برای این شرایط راهکار دارد. شما می‌توانید اطلاعات را در نرم‌افزار حسابداری ذخیره کنید و پس از وصل شدن اینترنت، آنها را به سامانه ارسال کنید.

آیا می‌توان فاکتورهای صادر شده را اصلاح کرد؟

بله، امکان اصلاح فاکتورها وجود دارد، اما این کار باید طبق قوانین خاصی انجام شود و سوابق تغییرات در سیستم ثبت می‌شود.

جریمه عدم اتصال به سامانه مودیان چیست؟

برای مشمولین قانون، جریمه عدم اتصال می‌تواند شامل درصدی از فروش یا مبلغ ثابت (هر کدام که بیشتر باشد) و از دست دادن معافیت‌های مالیاتی باشد.

چه اطلاعاتی از فروشگاه به سامانه مودیان ارسال می‌شود؟

اطلاعات فاکتورها شامل مشخصات خریدار و فروشنده، جزئیات کالا یا خدمات، قیمت، مالیات و عوارض به سامانه ارسال می‌شود.
 

آیا فروشگاه‌ساز سپهر در اتصال به سامانه مودیان کمک می‌کند؟

بله، فروشگاه‌ساز سپهر با ارائه راهکار یکپارچه اتصال به سیستم‌های حسابداری، فرآیند ارسال اطلاعات به سامانه مودیان را کاملاً خودکار کرده است.