افزونه درخواست‌های مشتریان (سیستم تیکتینگ)

راهنمای کاربری:

پس از افزودن این قابلیت به نسخه خود، مدیر سایت وارد پنل مدیریت شده و از منوی سمت راست روی گزینه «سفارش‌ها» کلیک کرده و در زیر منو گزینه «درخواست‌های مشتریان» را انتخاب می‌نماید. 

تفکیک دپارتمان‌ها و مسئولان رسیدگی به درخواست‌ها

در صفحه جدید باز شده، روی گزینه «واحد جدید» کلیک کرده و واحدها و اعضای تیم مدیریت سایت که مسئول رسیدگی به درخواست‌ها هستند را تعریف می‌نماید. توجه داشته باشید پس از آن لازم است بر گزینه سبز رنگ «ذخیره کردن» در بالای صفحه کلیک نمایید.

در قدم بعدی روی گزینه «تنظیمات» سمت چپ صفحه کلیک نماید و در صورت تمایل اطلاع‌رسانی پیامکی از وضعیت درخواست‌ها ایجاد شود. در این مرحله نیز لازم است  بر گزینه سبز رنگ «ذخیره کردن» در بالای صفحه کلیک نمایید.
 

حال ببینیم مشتریان سایت چطور می‌توانند از این افزونه استفاده نمایند:
مشتریان پس از ورود به حساب کاربری خود با در منوی سمت راست گزینه «پشتیبانی» را انتخاب نموده و سپس بر گزینه «ثبت تیکت» کلیک نموده و درخواست خود را ثبت کنند.

ثبت تیکت توسط مشتری:
موضوع را بنویسند.
اولویت را بین کم، متوسط، زیاد از منوی کشویی انتخاب کنند.
دپارتمان یا همان واحد مسئول بررسی و پاسخگویی را از منوی کشویی انتخاب نمایند.
متن تیکت مشروح درخواست مشتری است.
بارگذاری فایل به مشتری این امکان را می‌دهد که فایلی را پیوست درخواست خود نماید. مثلا تصویر اطلاعات پرداخت انجام شده.
نهایتا باید «ثبت و ارسال» را بزنند.

بلافاصله برای مدیران سایت پیامکی ارسال می‌شود و تیم را از تیکت جدید مطلع می‌سازد. متن پیامک:
«ادمین محترم،
یک تیکت جدید توسط نام کاربری مشتری ثبت شده است.
کد پیگیری: شماره تیکت»

مدیریت بخش «درخواست‌های مشتریان»

تیکت‌های ثبت شده در 5 قسمت بر اساس وضعیت دسته‌بندی می‌شوند و مدیریت بهتر و رسیدگی سریع‌تر را میسر می‌سازند.

تیکت‌های ثبت شده توسط هر کاربر با جستجوی نام مشتری در قسمت «فیلتر» امکان‌پذیر است. (مدیریت تیکت‌های هر کاربر).

چنانچه کاربری شکایت داشت که به تیکت وی رسیدگی نشده می‌توانید شماره یا عنوان تیکت را از وی شماره تیکت را سوال نموده و در قسمت جستجو آن را وارد نمایید.

با کلیک بر هر تیکت صفحه تیکت باز می‌شود 

در قسمت راست این صفحه می‌توان سایر تیکت‌های همان کاربر را مشاهده نمود. تیکت‌ها بر اساس زمان ارسال نمایش داده می‌شوند.

در بالای صفحه نمودار وضعیت تیکت قرار گرفته است که مدیر/ادمین می‌تواند با کلیک روی هر کدام وضعیت تیکت را تغییر دهد.

همچنان می‌توان از نوار کشویی روبروی واژه مسئول نام ادمین پاسخگو را برای اطلاع مشتری انتخاب نمود.

ادمین می‌تواند در صورت لزوم فایل پیوست به پاسخ خود ضمیمه نماید.

چنانچه تیم مدیریت نیاز به بررسی بیشتر درخواست داشته باشند می‌توانند تیکت را از نمودار بالا به وضعیت «در حال بررسی» تغییر دهند. در این صورت تیکت همچنان سمت تیم مدیریت سایت است و کاربر/مشتری باید صبر کند و نیازی به اقدام از سمت وی نیست. در این حالت پیامکی با متن زیر برای کاربر/مشتری ارسال می‌شود و او را مطلع می‌سازد:
«تیکت شماره شماره تیکت به وضعیت در حال بررسی تغییر یافت».

وقتی درخواست مشتری توسط تیم مدیریت سایت پاسخ داده شد، وضعیت تیکت به «در انتظار پاسخ کاربر» تغییر می‌کند وبلافاصله به صورت اتوماتیک پیامکی برای مشتری ارسال می‌شود و وی را مطلع می‌سازد. متن پیامک:
«کاربر گرامی نام کاربری مشتری،

پاسخ جدیدی برای تکیت شماره تیکت ثبت شده است».

در این مرحله کاربر/مشتری باید به تیکت پاسخ دهد.

چنانچه تشخیص دهد درخواست مشتری به طور کامل و کافی پاسخ داده شده، می‌تواند با کلیک بر گزینه «بسته شدن» از نمودار موضوع را خاتمه دهد.

وچنانچه کاربر/مشتری می‌تواند با ارسال پیام در ادامه همان تیکت آن را مجددا باز نموده و گفتگو را ادامه دهد.

این امر از انباشت تیکت‌های رها شده و بهم ریختگی بخش مدیریت درخواست‌های مشتریان جلوگیری می‌کند.